Una delle incombenze più delicate, impegnative e costose nella gestione del BED AND BREAKFAST, APPARTAMENTI PER AFFITTI BREVI O CASE VACANZA, è senza dubbio quella della gestione del check in.
L’arrivo dei clienti, è una fase delicatissima: infatti è il primo momento in cui ci si approccia alla struttura fisicamente e con tutti i sensi.
Nel passato, quasi sempre il check in si faceva di persona. Non esistevano agenzie specializzate nella gestione di affitti brevi, b&b, case vacanza o affittacamere come noi, di www.gestionedelmiobnb.it e www.luxuryitalianbnb.it.
La tecnologia non aveva raggiunto un grado di specializzazione come quella di oggi, e i dispositivi erano costosissimi e poco adatti a piccole strutture.
Si aspettava il cliente, previo accordo telefonico o previa chiamata di avviso dell’arrivo, si accoglieva con il sorriso, si aiutava a portare in camera le valigie, si davano tutte le informazioni richieste, su come gestire gli elettrodomestici, su come preparare il caffè, si consegnavano le chiavi, si davano bigliettini da visita di ristoranti convenzionati, si spiegava dove trovare stazione di taxi, bus, dove era il centro storico e così via.
www.airbnb.it non esisteva. www.booking.it era utilizzato solo da grosse strutture come alberghi e pensioni. C’erano siti specializzati dove potevi creare la tua scheda e mettendo i tuoi contatti ti chiamavano come www.bed-and-breakfast.it
A chi non piace ricevere un piccolo benvenuto di persona a cui chiedere qualche curiosità?
Solitamente, per qualsiasi problema o richiesta, il gestore era disponibile di persona, vivendo nello stesso b&b o molto vicino.
I tempi sono cambiati.
Sempre più spesso, per accedere a una struttura extra alberghiera, digitiamo il codice con dei messaggi precompilati.
Qualcuno al di là del telefono c’è: non sappiamo chi sia e dove sia.
Arriviamo quando vogliamo presso il BED AND BREAKFAST, L’APPARTAMENTO PER AFFITTI BREVI O CASE VACANZA senza doverci mettere d’accordo con nessuno. Non abbiamo nessun condizionamento sull’orario. Non dobbiamo sentirci in imbarazzo se ci perdiamo o se tardiamo.
Se arriviamo tardi perché il nostro aereo atterra alle 23, possiamo fermarci tranquillamente a cenare e arrivare anche a notte fonda senza dover accordarci con nessuno.
I costi sono irrisori: con circa 400 euro una tantum e circa 300 euro annui abbiamo la garanzia che i clienti a qualsiasi ora arrivino, potranno accedere alla struttura.
Però c’è una bella differenza tra usare solo lo smart check in, che sia con rilascio chiavi in cassettine attaccate vicino al portone del palazzo o link da cliccare con apertura digitale tramite centraline e bussolotti istallati nell’appartamento, e la completa assenza fisica di persone durante il soggiorno.
Lo smart check in offre dei vantaggi, come sopra detto. Ma il rischio è di spersonalizzare il servizio e la struttura, di annullare ogni contatto umano, quel calore, quell’accoglienza che possono fare la differenza, tra un alloggio offerto solo in quanto alloggio per dormire e alloggio offerto come “esperienza” per conoscere una città diversa, un host locale.
In definitiva, lo smart check in facilita la vita e riduce drasticamente i costi per l’host. Ma potrebbe ricondurre drasticamente quel servizio complementare al semplice dormire che può fare la differenza-
Oggi, che ci sono migliaia di strutture in più rispetto a 10 anni fa, gestite anche in scala da agenzie di gestione affitti brevi come la nostra, lo smart check in è indispensabile, lavorando su più città e con economie di scala.
Non c’è una regola precisa.
Il nostro consiglio , come agenzia di gestione del tuo BnB, affittacamere, casa vacanza o bed and breakfast a Bologna è accogliere il cliente quando si può e stare con lui quei cinque minuti che riscalderanno il loro ingresso nel soggiorno. Consigliamo però anche di offrire anche la possibilità del check in rapido e automatico per orari particolari o quando non si può accogliere i clienti per diversi motivi.
Ricordiamoci che quando si viaggia e si conosce una città o uno stato nuovo, ogni cosa lascia il segno, ogni evento, coincidenza, emozione rimane impressa nella memoria.
Chi fa questo mestiere non solo per i soldi ma anche con passione e con la voglia di rendere piacevole un soggiorno e ci mette il cuore, non può perdere l’occasione di occupare un piccolo posto nel cuore del viaggiatore, anche quando sarà lontano, anche quando dopo anni riprenderà in mano le foto di quel viaggio.